Útboðsferli

Útboðsferli er ferli sem opinberar stofnanir og aðrar opinberar einingar nota til að afla vöru, þjónustu eða verka. Markmiðin eru að tryggja samkeppni, gagnsæi og góða gildi fyrir fjárfestingar og rekstur, með hlutlausu mati, skýrum kröfum og sanngjörnu vali. Ferlið byggist á langtímastefnu, fjárhagsáætlun og rekstrarþörfum.

Lög og reglur um opinber innkaup stjórna útboðsferlinu. Í íslenskri lagasamsetningu gilda Lög um opinber innkaup ásamt tilheyrandi reglugerðum og leiðbeiningum. Ferlið tekur einnig mið af EES-reglum vegna aðildar Íslands að EES-svæðinu. Grundvallarreglurnar eru jafnræði, gegnsæi, samkeppni og hlutfallsemi. Útboð getur farið eftir mörgum aðferðareglum, eins og opnu útboði, takmörkuðu útboði eða samningsviðræðum eftir eðli verkefnis.

Helstu skref útboðsferlisins eru: þarfagreining og markaðssamskipti til að skilgreina rekstrarþarfir; gerð útboðsgagna sem lýsa tæknilegum og lagalegum kröfum, verkefnalýsingu og matsviðmiðum; birting útboðs og möguleg fyrirspurnir; skil tilboða og opinber tilboðsgreining; mat á tilboðum byggt á viðmiðum eins og verð, gæðum, afhendingu og ábyrgð; ákvörðun um útboð og samningagerð; eftirfylgni, afhendingu og innleiðing samnings.

Aðilar og hlutverk í ferlinu tilgreina hvaða stofnun er útboðsvakandi, hvaða nefndir og stjórnendur annast mat og ákvörðun, og hvaða réttindi bæta kæru- og endurskoðunarmöguleikar þeim til viðbótar. Efni útboðsins er unnið með samkvæmni til að tryggja sanngjarnt og gagnsætt ferli fyrir allan aðila.