Ändamålsbeskrivning

Ändamålsbeskrivning är en beskrivning av det avsedda ändamålet med en verksamhet, ett projekt eller en behandling av information. Den anger vad som ska göras, vilka uppgifter eller resurser som används, vilka som är mottagare och hur länge uppgifterna ska bevaras. En tydlig ändamålsbeskrivning underlättar granskning av rimlighet, nödvändighet och risker samt kommunikation av syftet till berörda parter.

Områden där begreppet används är breda och inkluderar personuppgiftshantering enligt lagstiftning som dataskyddsförordningen (GDPR), forskning, offentliga uppdrag och kommersiella avtal. Inom dataskydd är ändamålsbeskrivningen ofta en del av principen om ändamålsbegränsning och används för att fastställa vilken behandling som får tillämpas och under vilka villkor. I Sverige krävs ofta att organisationer dokumenterar ändamålsbeskrivningar som en del av övergripande integritetsskyddsarbete och uppfyllelse av krav på information till registrerade samt uppgiftsutlämning till tredje part.

Innehållsmässigt bör en ändamålsbeskrivning tydligt ange det övergripande syftet, specifika mål, vilka uppgifter eller resurser som behandlas och varför, vilka mottagare som kan få uppgifterna, lagringsperiod och de rättsliga grunderna för behandlingen. Den bör vara tillräckligt konkret så att den kan följas upp vid eventuell granskning eller förändringar i verksamheten.

Se även ämnen som ändamålsbegränsning, rättslig grund för behandling och transparens i datahantering.