workflowjärjestelmät

Workflowjärjestelmät ovat ohjelmistokokonaisuuksia, jotka suunnittelevat, ohjaavat ja seuraavat liiketoimintaprosessien tehtävien kulkua. Niiden tavoitteena on automatisoida toistuvia tehtäviä, koordinoida eri henkilöstön ja järjestelmien välistä vuorovaikutusta sekä lisätä prosessien näkyvyyttä ja kontrollia.

Keskeisiä ominaisuuksia ovat prosessimallinnus, suoritusympäristön orkestrointi, tehtävien reitittäminen ja ajoittaminen, sekä tietojen hallinta ja siirto eri sovellusten välillä. Usein tukitaan BPMN 2.0 -mallinnusstandardia prosessien kuvaamiseen, ja järjestelmä tarjoaa auditointilokit, raportoinnin sekä roolipohjaisen pääsyn ja valvonnan. Järjestelmät voivat toimia sekä pilvessä että paikallisesti ja ne liittyvät useisiin tausta- ja tukijärjestelmiin (ERP, CRM, dokumenttihallinta, ITSM) rajapintojen kautta.

Tyypilliset käyttötapaukset jakautuvat strukturoituihin työnkulkuihin, joissa reitti ja tehtävät ovat ennalta määriteltyjä, sekä dynaamisiin tai tapausperustaisiin prosesseihin, joissa tilanteet ohjaavat tehtävien kulkua. Lisäksi on olemassa Suomessa käytettyjä käsitteitä kuten liiketoimintaprosessien hallinnan järjestelmät, sekä suhteita automaatio- ja robotiikka-alueisiin (RPA) integroiduilla ratkaisuilla.

Hyödyt sisältävät prosessien nopeuden ja laadun paranemisen, paremmat tiedot päätöksentekoon, säädösten noudattamisen helpottumisen sekä paremmat koordinaatio- ja auditointimahdollisuudet. Haasteina voivat olla järjestelmän monimutkaisuus, toteutuksen kustannukset, riippuvuus toimittajasta sekä tietoturva- ja hallintokysymykset. Suunnittelu ja käytänön hallinta ovat keskeisiä menestystekijöitä. Esimerkkejä yleisistä alustoista ovat BPM-tyyppiset järjestelmät kuten Camunda, jBPM ja BonitaSoft, jotka tukevat standardeja ja laajenevaa integraatiota.

---