udbudsdokumenterne

Udbudsdokumenterne er en samling af dokumenter udarbejdet af en ordregørende myndighed til brug for et udbud. De beskriver opgaven, krav til leverandørerne og rammerne for kontrakten. Formålet er at sikre gennemsigtighed, ligebehandling og konkurrence samt at give tilbudsgivere tilstrækkelig og entydig information til at kunne afgive et kvalificeret og compliant tilbud.

Et typisk udbudsdokument består af annoncering eller indkaldelse til tilbud samt detaljerede krav og vilkår. Det omfatter kravspecifikation, teknisk beskrivelse, kontraktudkast (generelle og særlige vilkår), tildelingskriterier og tilbudslister, tidsfrister og pris- og dokumentationsskemaer. Bilag som tegninger, beskrivelser af ydelser og service-niveauer kan også indgå. Under forløbet kan ordregiveren udsende ændringer eller afklaringer (addenda), som alle tilbudsgivere har adgang til.

Dokumenterne følger gældende udbudslovgivning og, ved EU-udbud, EU-direktiverne. I Danmark publiceres de normalt på Udbud.dk og ofte også i TED ved grænseoverskridende udbud. Dokumenterne danner grundlaget for evaluering af tilbud og for tildelingsbeslutningen samt for indgåelse af kontrakten. De angivne tildelingskriterier og vægtninger er bindende for hele forløbet.

Efter tildeling kan dokumenterne ændres gennem tillæg. Dokumenterne bør holdes ajour, og hele processen skal overholde regler om gennemsigtighed, ligebehandling og proportionalitet. Udbudsdokumenterne udgør derfor et centralt referenceværk i offentlige indkøb og andre udbudsprocesser.