tiedottamisen

Tiedottaminen on organisaation tai julkisyhteisön suunniteltua viestintätoimintaa, jonka tavoitteena on jakaa ajankohtaista, täsmällistä ja olennaista tietoa sidosryhmille. Tiedottaminen kattaa sekä sisäisen viestinnän henkilöstölle että ulkoisen viestinnän kansalaisille, asiakkaille ja medialle. Sen tarkoituksena on edistää ymmärrystä, selkeyttää ohjeita ja tukea päätöksentekoa.

Keskeisiä tavoitteita ovat luottamuksen rakentaminen, epäselvyyksien ehkäisy sekä toiminnan ohjaaminen ja kriisien hallinta. Hyödynnetään periaatteita kuten selkeys, oikeellisuus, ajantasaisuus, saavutettavuus ja tasa-arvoinen tiedonsaanti. Viestintä huomioi monikulttuurisuuden, kielimuodot ja eri teknologiakanavat.

Viestintäkanavat vaihtelevat tiedotteista, uutiskirjeistä ja verkkosivuilta sosiaaliseen mediaan sekä intranetiin, tilaisuuksiin ja uutiskäytäntöihin. Sisällöt voivat sisältää ohjeita, päätöksiä, tilannekatsauksia sekä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Tiedottaminen pyrkii kohdentamaan viestit oikeille yleisöille ja varmistamaan saavutettavuuden.

Prosessi muodostuu suunnittelusta, sisällön tuotannosta ja hyväksynnästä julkaisuun sekä jälkiseurannasta. Tiedottamisen suunnittelussa voidaan hyödyntää viestintästrategiaa, selkeää roolijaossa sekä aikataulutusta. Palaute ja mittaaminen auttavat parantamaan viestinnän laatua ja vaikuttavuutta.

Se voidaan ohjata julkisoikeudellisissa yhteyksissä, kuten viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain ja tietosuoja-asetusten puitteissa. Haasteisiin kuuluvat epäluotettavuuden riski, kiire, kriisiviestintä sekä monikielisyyden ja saavutettavuuden varmistaminen. Esimerkkeinä ovat viranomaistiedotteet, varautumis- ja toimintakäskyt sekä tilanneviestintä.