tiedonorganisoinnin

Tiedonorganisointi on prosessi ja joukko käytäntöjä, joiden tarkoituksena on jäsentää, luokitella ja esittää tieto siten, että sitä voidaan löytää, ymmärtää ja uudelleenkäyttää. Se kattaa sekä rakenteellisen järjestämisen (tietokannat, arkistot) että semanttisen laadun (metatiedot, käsitteistöt) toiminnan. Tiedonorganisointi on keskeinen osa informaatiotieteen sekä informaationhallinnan aloja ja se soveltuu sekä julkishallinnon että yksityisen sektorin digitaalisessa ympäristössä.

Keskeisiä käsitteitä ovat metadata, luokitus- ja käsitteistöjärjestelmät sekä ontologiat ja kontrolloidut sanastot. Metadata kuvaa tiedon sisältöä ja ominaisuuksia; luokitus- ja sanastojärjestelmät avustavat tiedon ryhmittelyä; ontologiat ja sanastot määrittelevät käsitteiden välisiä suhteita. Laatu ja yhteentoimivuus ovat tärkeitä tavoitteita. Tiedonorganisointi tukee sekä hakua että esittämistä, mikä parantaa löydettävyyttä ja yhteentoimivuutta.

Prosessi sisältää käyttäjätarpeiden analysoinnin, tiedonmallinnuksen, metatietomallien ja luokitusjärjestelmien suunnittelun, toteutuksen sekä elinkaaren hallinnan ja jatkuvan arvioinnin. Keskeistä on tiedon omistajuus, hallinta ja erilaisten järjestelmien välinen yhteentoimivuus.

Käyttökohteita ovat kirjastot, arkistot, museot, digitaalisen sisällön jakelualustat sekä yritys- ja tutkimusyhteisöjen tiedonhallinnat. Esimerkkeinä: kirjastokatalogit käyttävät MARC- tai Dublin Core -metatietoja sekä aiheellisia otsikointeja; yritysten sisäiset hakujärjestelmät hyödyntävät taxonomiaa ja luokitusperiaatteita.

Haasteina ovat monikielisyys, monialaisuus, sanaston epäyhtenäisyys sekä tiedon jatkuva syntyminen ja päivittäminen. Tulevaisuuden suunnat ovat semanttinen web, ontologioiden yhteentoimivuus ja tiedonhallinnan automaatio.