tarjousprosessin

Tarjousprosessi on hankinnan keskeinen osa, jossa organisaatio hakee tarjouksia tavaroista, palveluista tai töistä kilpailullisessa ja läpinäkyvässä menettelyssä. Sen tarkoituksena on varmistaa arvoltaan paras ratkaisu sekä oikeudenmukainen kohtelu ja sääntöjen noudattaminen.

Prosessi alkaa tarpeen määrittelystä ja hankintastrategian laadinnasta. Seuraavaksi tehdään markkinakartoitus sekä laaditaan tarjouspyyntö tai -kutsu (esimerkiksi tarjouspyyntö, ehdotuskutsu tai kilpailullinen tarjouspyyntö). Tarjousmenettely voi vaihdella: avoin menettely, rajoitettu menettely sekä mahdollisesti kilpailullinen vuoropuhelu tai neuvottelumenettely, erityisesti suurista tai monimutkaisista hankinnoista. Tarjousten jättöaika ja julkistaminen ovat olennaisia osia.

Tarjousten arviointi perustuu ennalta määriteltyihin kriteereihin, kuten hinta, tekninen soveltuvuus, laatu, toimitus- ja suorituskyky sekä referenssit. Käytännön kriteerit voivat sisältää ympäristö- tai sosiaaliset vaatimukset sekä yritysvastuullisuuteen liittyviä seikkoja. Arviointi tehdään objektiivisesti ja dokumentoidaan selkeästi. Sopiva tarjous valitaan sen perusteella, mikä täyttää tarpeet parhaiten ja antaa parhaan kokonaisarvon.

Päätöksen jälkeen tehdään sopimus ja siirrytään sopimuksen toimeenpanoon ja jälkiseurantaan. Post-tilanteessa seurataan suoritusta, hallitaan muutoksia ja varmistetaan sopimuksen noudattaminen. Tarjousprosessikorostaa läpinäkyyttä, tasapuolista kohtelua ja asianmukaisuutta sekä oikeudellisten vaatimusten noudattamista, erityisesti julkisissa hankinnoissa.