Tarjousprosessi

Tarjousprosessi on hankintatoimen kokonaisuus, jossa organisaatio, julkinen tai yksityinen, hankkii tavaroita, palveluita tai työvoimaa kilpailullisesti annetuin ehdoin. Sen tavoitteena on varmistaa avoimuus, tasapuolisuus sekä kustannustehokkuus ja noudattaa Hankintalainsäädäntöä sekä mahdollisia EU-direktiivejä.

Käytännön eteneminen koostuu useista vaiheista: tarveanalyysi ja hankintastrategian laatiminen; tarjousasiakirjojen laatiminen (hankintailmoitus, tekniset vaatimukset, sopimusehdot); tarjoajien kutsuminen; tarjousten vastaanotto ja niiden avaus; tarjousvertailu ja kelpoisuusvaatimusten tarkastus; mahdolliset neuvottelut ja lisätiedot; hankintapäätös ja sopimuksen solmiminen; sekä sopimuksen hallinta ja seuranta.

Arviointi perustuu ennalta määriteltyihin kriteereihin, kuten hinta, laatu, toimitusvarmuus, kokonaiskustannukset, referenssit ja tekninen soveltuvuus. Kriteerit voivat sisältää sekä kelpoisuusvaatimuksia että arviointiperusteita. Tarjousasiakirjoja noudatetaan ja tarjousten salaista käsittelyä suojataan; päätökset on tehty perustellusti oikeus- ja hankintalainsäädäntöä noudattaen.

Hankintaprosessin tyypit voivat olla avoin menettely, rajoitettu menettely tai neuvottelumenettely, sekä erityistilanteissa digitaalisen hankinnan käyttö. Tarjousprosessi on keskeinen osa julkisia hankintoja, joissa säädösten ja menettelyjen noudattaminen on olennaista.