säilyttämisehdot

Säilyttämisehdot tarkoittavat niitä olosuhteita ja käytäntöjä, joihin aineistot ja esineet on asetettava pysyvän säilyttämisen ja käytön turvaamiseksi. Ne koskevat sekä fyysisiä materiaaleja – kuten papereita, valokuvia, näytteitä tai tuotteita – että digitaalisia aineistoja sekä laboratorio- tai museotarkoituksiin liittyviä esineitä. Säilyttämisehdoissa määritellään ympäristö- ja käsittelyvaatimukset, pakkaus- ja varastointimenettelyt sekä pääsyn- ja suojelutoimenpiteet.

Fyysinen ympäristö on keskeinen osa säilyttämisehtoja. Tärkeimpiä tekijöitä ovat lämpötila, suhteellinen ilmankosteus, valon määrä ja laatu sekä ilmanlaatu. Lisäksi huomioidaan pölyn, kemikaalien ja tuholaisten hallinta sekä sopivat säilytys- ja pakkausmateriaalit. Yleisimmät suositukset ovat noin 18–22 °C lämpötilalle ja 30–50 % RH:lle papereille ja monille arkistomateriaaleille; valaistus tulisi olla vähäistä ja suojattua UV-säteilyltä. Erilaiset materiaalit voivat tarvita tarkempia ohjeita, esimerkiksi valokuvien ja vinyylien osalta.

Digitaalisten aineistojen säilyttämisessä korostuvat tiedostomuodot, metatiedot, tiedon eheyden varmistaminen ja monipuoliset varmuuskopiot. Yleisesti suositellaan standardoitua tiedostomuotoa, riippuvuuksien hallintaa, säännöllisiä eheystarkistuksia (checksumit), sekä useita kopioita sekä paikan päällä että etäpalvelussa; lisäksi on huomioitava tallennusalustan elinikä ja palautettavuus. Säilyttämisehdot voivat olla osa organisaation arkistointikäytäntöjä, sopimuksia ja projektisuunnitelmia.