sähköpostijärjestelmänsä

Sähköpostijärjestelmä (sähköpostijärjestelmänsä) on organisaation tai yksilön viestinnän käsittelyyn ja hallintaan käytettävä tekninen infrastruktuuri. Sen tehtävänä on vastaanottaa, välittää, tallentaa ja mahdollisesti arkistoida sähköpostiviestit sekä tarjota käyttäjille pääsy näihin viesteihin.

Keskeisiä komponentteja ovat muun muassa mail transfer agent (MTA), joka vastaa viestien vastaanottamisesta ja eteenpäin välittämisestä, sekä mail delivery agent (MDA), joka hoitaa viestien lopullisen tallennuksen postilaatikkoon. Käyttäjät käyttävät yleensä mail user agentia (MUA), kuten sähköpostiohjelmaa tai verkkopalvelua. Protokollat kuten SMTP (viestien lähetys), IMAP ja POP3 (viestien hakeminen) määrittelevät viestien kulun ja käytön.

Turvallisuus ja yksityisyys ovat keskeisiä piirteitä sähköpostijärjestelmissä. Sähköpostin salaus TLS-yhteyksin suojaa siirtoa, ja todennusmekanismeja sekä SPF-, DKIM- ja DMARC-tarkistuksia käytetään väärinkäytön estämiseksi. Spämmin ja virusten torjunta sekä käyttäjien pääsynhallinta ovat tavallisia hallintakäytäntöjä. Tiedon säilytys ja vanhentuminen toteutetaan organisaation tiedonhallintasopeissa ja mahdollisissa säädöksissä, kuten tietosuojalainsäädännössä.

Hallinnointi ja arkkitehtuuri voivat olla sekä on-premises että pilvipohjaisia tai hybridiratkaisuja. Hallintapolitiikkoja laaditaan käyttäjien provisioningin, jakeluryhmien, varmuuskopioinnin ja palautumisen varmistamiseksi. Nykyisin monet organisaatiot siirtyvät tai kokevat siirtyvänsä esimerkiksi Microsoft 365:n tai Google Workspaceen kaltaisiin pilvipohjaisiin sähköpostijärjestelmiin, jotka tarjoavat skaalautuvuutta, hallintaa ja kustannustehokkuutta.