spesialinstruksjoner

Spesialinstruksjoner er instruksjoner som gjelder utenfor eller i tillegg til vanlige prosedyrer (ordinære instruksjoner) og som retter seg mot bestemte oppgaver, situasjoner eller grupper. Slike instruksjoner benyttes når standard prosedyrer ikke gir tilstrekkelig styring eller tydelig ansvar i møte med særlige forhold, for eksempel i krisesituasjoner, ved håndtering av sensitive oppgaver eller ved midlertidige avvik.

I organisasjons- og offentlig forvaltning fungerer spesialinstruksjoner som et administrativt verktøy for å sikre at viktige mål oppnås selv i avvik. De utstedes av autoriserte ledere eller avdelingsansvarlige og har ofte retts- eller regelverkmessig forankring. De har en avgrenset varighet, og kan være betinget av spesifikke betingelser eller evalueringer. Dokumentasjon, distribusjon og opplæring er sentrale for at instruksjonene skal kunne etterleves.

Innholdet i spesialinstruksjoner varierer, men inneholder vanligvis formål, omfang, ansvarsfordeling, tiltak og varslings-/rapporteringskrav. Eksempler inkluderer midlertidig avvik fra standard innkjøpsrutiner i en nødsituasjon, spesielle håndteringsrutiner for klassifisert informasjon eller prosedyrer for å sikre sikkerhet ved kritiske operasjoner.

Risiko og kontroll: bruk av spesialinstruksjoner krever tydelig mandat, tidsbegrensning, oppfølging og revisjon for å forhindre misbruk eller uklar ansvar. Når de ikke lenger er nødvendige, bør de trekkes tilbake og arkiveres.