sisällönhallintadokumentaatiossa

Sisällönhallintadokumentaatiossa tarkoitetaan organisaation sisällönhallinnan käytäntöjä, prosesseja, vastuita sekä teknisiä ratkaisuja kuvaavaa dokumentaatiota. Sen tavoitteena on varmistaa sisältöjen laatu, johdonmukaisuus ja säilyvyys sekä tuki päätöksenteolle ja lainsäädännön noudattamiselle.

Dokumentaatio kattaa muun muassa sisältömallien ja luokittelun määrittelyn, työnkulut kuten luominen, hyväksyntä ja julkaisu, metatiedot ja sanasto sekä versionhallinnan ja palautettavuuden. Siihen kuuluvat myös CMS:n tekniset määrittelyt, järjestelmien integraatiot sekä tietoturva- ja saavutettavuusvaatimukset.

Käyttötarkoitus on tuki sisällöntuotantoryhmille, ylläpidolle ja hallinnolle: se toimii perehdytyksen, auditoinnin ja varmistusten lähteenä sekä ohjeistaa sisällön elinkaaren hallintaa.

Hallinta ja laadunvarmistus tarkoittavat selkeää vastuunjakoa, versionhallintaa, muutospyyntöjä, hyväksyntäprosesseja sekä arkistointia ja poistomääräyksiä, joiden avulla sisältö pysyy ajankohtaisena ja hallinnassa.

Suhteet standardeihin ja lainsäädäntöön: sisällönhallintadokumentaatio tukee ISO 15489 - tiedonhallintaa, GDPR:n tietosuojaa ja saavutettavuutta koskevia velvoitteita sekä yleisiä tietoturva- ja laadunhallintakäytäntöjä. Säännöllinen ylläpito ja tarkistukset ovat keskeisiä, ja hyvä käytäntö on pitää dokumentaatio ajan tasalla sekä linkittää se organisaation muuhun hallintadokumentaatioon.