samlingsförvaltning

Samlingsförvaltning är processen att organisera, vårda och göra tillgånglig en samling av föremål, dokument eller digitala tillgångar. Den spänner över både fysiska objekt och digitala resurser och innefattar planering, registrering, bevarande och användarstöd. Den syftar till långsiktig skydd och tillgänglighet för nuvarande och framtida användare.

En grundläggande del av samlingsförvaltningen är inventering och katalogisering. Det innebär att samlingen beskrives i form av metadata, att föremål identifieras och registreras, samt att relationer mellan olika delar av samlingen kartläggs. Detta underlättar sökbarhet, ordning och förvaltning av ägda och lånledda objekt.

Bevarande är centralt och omfattar både fysiskt skydd av objekt och digitalt bevarande av digitalt innehåll. Det inkluderar klimatkontroll, konservering, säkerhetsrutiner samt strategier för långsiktigt digitalt bevarande och migrering av filer och metadata.

Rättighets- och licensförvaltning hanterar upphovsrätt, användningsvillkor och publikation av materialet. Användning regleras genom policyer och tillgångsmodeller som kan vara öppna data, begränsad åtkomst eller lagrad nedladdning.

Tillgång och användning omfattar hur samlingen görs tillgänglig för allmänheten, forskare och skolor, inklusive digitala kataloger, öppna arkiv eller fysiska visningar. Förvaltningen kräver också etiska överväganden, ansvar och riskhantering, samt samarbete mellan museer, arkiv och bibliotek för bevarande och utveckling av samlingen. I Sverige är samlingsförvaltningen ofta en integrerad del av kulturarvssektorn och styrs av nationella riktlinjer och internationella standarder.