pöytäkirjamenetelmät

Pöytäkirjamenetelmät ovat ne käytännöt ja tavat, joilla kokouksen pöytäkirja laaditaan, tallennetaan ja hallitaan. Ne kattavat sekä manuaaliset että digitaaliset menettelyt, ja niiden tarkoituksena on varmistaa, että kokouksessa tehdyt päätökset, toimet sekä vastuuhenkilöt voidaan jäljittää ja tarkistaa myöhemmin.

Yleensä pöytäkirja sisältää kokouksen päivän, ajan ja paikan, osallistujat, käsitellyt asiat sekä tehdyt päätökset, vastuuhenkilöt ja määräajat. Joissakin organisaatioissa huomioidaan myös keskustelun pääperiaatteet, mutta yleensä korostetaan erityisesti päätöksiä ja toimenpiteitä.

Käytettyjä menetelmiä ovat muun muassa: live-draftaaminen kokouksen aikana sihteerin toimesta; muistiinpanot, joista pöytäkirja jalostetaan jälkikäteen; äänityksen tallennus ja sen litterointi; sekä stenografia tai lyhenteiden käyttö. Digitaaliset pöytäkirjat laaditaan tekstinkäsittely- tai yhteistyötyökaluilla, jotka mahdollistavat versionhallinnan, jakamisen ja tallennuksen.

Pöytäkirjat voivat olla eri tyylisiä: päätöspöytäkirja, joka keskittyy konkreettisiin päätöksiin ja vastuunjakoihin, sekä keskustelupöytäkirja, jossa kuvataan keskustelujen pääkohdat. Tärkeintä on objektiivinen ja täsmällinen kielenkäyttö sekä oikea-aikainen jakelu ja tallennus.

Laadunvarmistukseen kuuluu sisällön tarkistaminen osapuolilla sekä organisaation tietoturva- ja säilytysohjeiden noudattaminen. Pöytäkirjoja säilytetään pitkäaikaisina asiakirjoina, ja niiden löydettävyyttä parannetaan yhtenäisillä malleilla ja hakuominaisuuksilla.