perehdytysautomaatio

Perehdytysautomaatio tarkoittaa järjestelmä- ja prosessiratkaisua, jolla uusien työntekijöiden, yhteistyökumppaneiden tai asiakkaiden perehdytys voidaan automatisoida. Se kattaa pre-boardingin, varsinaisen perehdytyksen sekä ensimmäisten työpäivien ja -viikkojen ajan suoritettavat tehtävät ja koulutukset.

Sen tavoitteena on tehostaa perehdytysprosessia, vähentää manuaalista työtä sekä varmistaa, että oikeat resurssit, tilit ja koulutusmateriaalit ovat saatavilla oikeaan aikaan. Perehdytysautomaatio parantaa tuottavuuden aloitusta, tukee säädösten ja yritysvaatimusten noudattamista sekä parantaa uuden työntekijän kokemusta.

Keskeisiä komponentteja ovat perehdytysmallit ja -mallin mukaiset automatisoidut työnkulut (workflow), dokumenttien hallinta ja allekirjoitukset, koulutusmoduulit (LMS), IT-järjestelmien tilien luonti ja käyttöoikeuksien myöntäminen (provisioning), sekä ilmoitukset, seuranta ja analyytiikka. Järjestelmä voidaan integroida henkilöstöhallinnon järjestelmiin (HRIS), oppimisalustoihin (LMS), sekä IT-infrastruktuuriin.

Toimintaperiaate perustuu siihen, että uuden henkilön tiedot rekisteröidään HRISissä, jonka jälkeen laukeaa sarja automatisoituja tehtäviä: perehdytyssuunnitelman suoritus, koulutusten läpäisy, tilien luonti ja käyttöoikeuksien määrittäminen sekä tehtävä- ja muistutustoiminnot.

Käyttökohteita ovat ensisijaisesti henkilörekrytoinnit, perehdytyksen standardisointi, sekä jatkuva seuraaminen ja raportoiminen perehdytyksen eri osa-alueista. Perehdytysautomaatio voi tukea myös kumppani- tai asiakkaanonboardingia.

Haasteita ovat järjestelmien välinen integraatio, tietosuoja ja yksityisyys, muutoshallinta sekä käyttäjien hyväksyntä ja käyttöönotto. Menestystä edistetään selkeillä mittareilla, kuten ajan todennäköisyydellä, läpäisyasteilla, ajankäytöllä ja uuden henkilön tuottavuuden kasvulla ensimmäisten viikkojen aikana.