ohjausvaliokuntien

Ohjausvaliokunnat ovat hankkeiden, ohjelmien tai organisaatioiden strategisen suunnan ja seurannan varmistamiseksi perustettuja hallinnollisia elimiä. Ohjausvaliokuntien tehtävänä on varmistaa, että toiminta etenee tavoitteiden, aikataulujen ja budjetin puitteissa sekä täyttää sidosryhmien vaatimukset. Ne tarjoavat päätöksenteon tason, jossa käsitellään suurimmat riskit, muutostarpeet ja resurssien uudelleenkohdentaminen. Valiokunnat myös vahvistavat projektin tai ohjelman suuntaviivat sekä laadunvarmistuksen ja hyväksyvät keskeiset mittarit.

Suurin osa ohjausvaliokunnista koostuu projektin sponsorista tai rahoittajasta, asiakkaiden tai käyttäjien edustajista sekä johtoryhmän jäsenistä; usein mukaan tulee myös talous- tai riskienhallintavastaava. Puheenjohtajana toimii tavallisesti sponsorin edustaja tai erikseen nimetty puheenjohtaja. Yleisessä mallissa on lisäksi edustuksia eri osapuolilta, jotta eri intressit tulevat kuulluiksi.

Toiminta rakentuu tehtävä- ja toimintaohjeisiin (terms of reference), joiden mukaisesti valiokunta kokoontuu säännöllisesti, esimerkiksi kuukausittain tai neljännesvuosittain. Päätöksenteko on usein strategista: hyväksytään laajuuden muutokset, suuret investoinnit, riskienvastuut sekä merkittävät aikataulumuutokset. Päätökset dokumentoidaan pöytäkirjoihin ja seurataan yhteistyössä projektitiimin kanssa.

Ohjausvaliokunnat täydentävät päivittäistä projektinhallintaa ja toimivat PMO:n tai muun hallintorakenteen rinnalla. Ne parantavat ohjauksen laatua, riskien hallintaa ja sidosryhmien sitoutumista, mutta vaativat selkeät roolit, tarkoituksenmukaiset kokoukset ja riittävästi resursointia.