møteprotokoller

Møteprotokoller er skriftlige opptak av hva som ble diskutert og besluttet på møter i organisasjoner, komiteer og offentlige organer. De dokumenterer blant annet hvem som deltok, dagsorden, beslutninger, stemmegivning og oppfølging av saker. Protokollen fungerer som offisiell referanse og grunnlag for ansvarlig oppfølging.

Vanlige elementer inkluderer dato og sted, møteleder, referent eller protokollfører, fraværslister, dagsorden, kort referat av diskusjonene og detaljerte beslutninger, stemmegivning, tildelte oppgaver med ansvarlige og frister, samt notering av neste møte og protokollunderskrift.

Protokollen utarbeides ofte av sekretær eller møteleder og skal deretter distribueres til deltakerne for godkjenning. Ved neste møte blir protokollen godkjent og endringer registrert før den formelt anses som endelig. Digitalisering og arkivering av protokollen gjør den søkbar og tilgjengelig.

Formålet er å sikre dokumentasjon av beslutninger, gi grunnlag for oppfølging, og gjøre organisasjonen ansvarlig overfor medlemmer og offentlighet.

I offentlige organer er protokoller normalt offentlige dokumenter og tilgjengelige under offentlighetsloven, med unntak for taushetsbelagte opplysninger og personvern. Protokoller lagres i samsvar med arkivloven og kommunale eller institusjonelle arkiveringsrutiner.