laskutusviestinnässä

Laskutusviestinnällä tarkoitetaan laskutukseen liittyvää viestintää asiakkaan ja laskuttavan organisaation välillä. Siihen kuuluu laskujen laadinta, niiden toimitus sekä maksamisen seuraaminen, muistutukset ja mahdolliset selvitykset. Viestintä voidaan toimittaa sähköisessä muodossa (sähköinen lasku, verkkopalvelun ilmoitukset) sekä perinteisesti paperilaskuna postitse. Oikea-aikaisella ja selkeällä viestinnällä pyritään tukemaan nopeaa maksua ja vähentämään epäselvyyksiä.

Viestinnän keskeiset sisällöt ovat laskun tiedot (päivämäärä, laskun numero, eräpäivä, maksuehdot), maksutiedot (tilinumero, viitenumero tai maksutapa) sekä asiakkaan nimi ja osoite. Viesteihin kuuluu myös yhteystiedot, joihin asiakkaan voi ottaa yhteyttä kysymyksiä varten. Lisäksi tarjotaan selkeät maksamiseen liittyvät ohjeet ja, tarvittaessa, viittaukset viivästyskuluihin.

Viestintäkanavat ja ajoitus vaihtelevat; yleisiä vaihtoehtoja ovat sähköinen lasku, sähköposti, verkkopalvelu sekä postilasku. Automaattiset muistutusviestit sekä mahdollisuus muuttaa maksutapaa voivat parantaa kassavirtaa ja pienentää perintäkustannuksia. Tärkeää on tarjota helppokäyttöinen maksusivu ja selkeät ohjeet sekä huomioida kieli- ja saavutettavuustarpeet (esimerkiksi selkeä kieli, luettavat fontit).

Tietosuoja ja sääntely: Laskutusviestintä sisältää henkilötietoja, kuten nimeä ja maksutietoja, joten käsittely on sidottu tietosuojalainsäädäntöön (esimerkiksi GDPR). Tietoja tulisi käsitellä asianmukaisesti, säilyttää vain tarpeellisen ajan ja suojata pääsy sekä varmistaa asiakkaiden oikeudet (tiedot pääsyyn, oikaisuun, poistoon). Viestinnässä on tarjottava mahdollisuus opt-out- tai ei-vastaanottaa-asetuksille, mikäli se on soveltuvaa ja lakien sallimaa. Lisäksi viestinnän saavutettavuus on turvattava.

Hyödyt: selkeä laskutusviestintä nopeuttaa maksua, parantaa asiakastyytyväisyyttä ja vähentää virheitä sekä perintäkuluja.