laatimisprosessia

Laatimisprosessi tarkoittaa kirjoitettujen asiakirjojen, suunnitelmien tai virallisten ehdotusten systemaattista ja ohjattua laatimista alusta loppuun. Sitä käytetään sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, sekä tiedotteiden että päätösten tukemien dokumenttien tuotannossa. Prosessi on yleensä iteratiivinen ja yhteistyöhön perustuva: tavoitteiden määrittelystä, taustatiedon keruusta ja analyysistä, rakenteen ja sisällön suunnittelusta sekä varhaisista luonnoksista erilaisten palautteiden kautta lopullisen version kehittämiseksi.

Yleisimmät vaiheet ovat määrittely ja tavoitteiden asettaminen, aineiston kartoitus ja analyysi, rakenteen suunnittelu ja sisällön organisointi, ensiluonnos, palautekierrokset sekä revisio. Tämän jälkeen seuraavat tarkastus, kielenhuolto ja lähde- sekä viitteiden varmistaminen, lopullinen editointi ja visuaalinen viimeistely. Prosessi päättyy hyväksyntään ja julkaisuun tai jakeluun.

Roolit voivat olla tilaaja, kirjoittajat, asiantuntijat, toimittajat, tarkastajat ja hyväksyjä. Työkäytännöt ja työkalut vaihtelevat, mutta yleisiä ovat tekstinkäsittely- ja yhteistyöalustat, tyyliohjeet sekä termistö- ja lähdehallinta sekä versionhallinta. Hyvin dokumentoitu laatimisprosessi sisältää aikataulut, vastuut sekä laadunvarmistuksen, ja sen avulla voidaan seurata muutoksia sekä hallita muutospyyntöjä.

Haasteisiin kuuluvat epäselvät tavoitteet, tiedon epäjohdonmukaisuus, viestinnän katkokset ja aikataulupaineet. Selkeä prosessi parantaa johdonmukaisuutta, oikeellisuutta ja läpinäkyvyyttä sekä tuottaa valmista tekstiä, joka vastaa sille asetettuja vaatimuksia ja on valmis julkaistavaksi.