kriisiviestintäsuunnitelmassa

Kriisiviestintäsuunnitelma on organisaation laatima ennakoiva asiakirja, joka ohjaa viestintää kriisitilanteissa. Sen tarkoituksena on varmistaa nopea, tehokas ja johdonmukainen viestintä kaikille sidosryhmille kriisin aikana, minimoiden siten vahinkoja organisaation maineelle ja toiminnalle.

Suunnitelma sisältää yleensä määritelmän siitä, mitä kriisitilanteita pidetään olennaisina ja mitkä toimenpiteet käynnistetään, kun kriisi todetaan. Tärkeä osa suunnitelmaa on kriisiviestintäryhmän nimeäminen ja heidän vastuualueidensa määrittely. Ryhmän jäsenet vastaavat tiedonkeruusta, analysoinnista, viestien laatimisesta ja jakelusta.

Suunnitelmassa yksilöidään keskeiset sidosryhmät, kuten työntekijät, asiakkaat, media, viranomaiset ja yhteistyökumppanit, ja määritellään kullekin ryhmälle sopivat viestintäkanavat ja -menetelmät. On myös olennaista luoda valmiita viestintämalleja ja tiedotusmateriaaleja, joita voidaan tarvittaessa nopeasti mukauttaa ja käyttää.

Kriisiviestintäsuunnitelma auttaa organisaatiota hallitsemaan informaatiotulvaa, ehkäisemään huhujen leviämistä ja ylläpitämään luottamusta. Säännöllinen suunnitelman päivittäminen ja harjoittelu ovat välttämättömiä sen tehokkuuden varmistamiseksi. Tavoitteena on, että organisaatio pystyy reagoimaan nopeasti ja vastuullisesti tilanteisiin, jotka uhkaavat sen normaalia toimintaa tai mainetta.