kommunikatsiooniplaan

Kommunikatsiooniplaan on dokument, mis kirjeldab, kuidas ja millal organisatsioon või projekt suhtleb erinevate sihtgruppidega. Selle eesmärk on tagada selge, ühtne ja õigeaegne teabe jagamine, suurendada läbipaistvust ning vähendada arusaamatusi ja riske.

Plaani olulised komponendid on eesmärgid ja mõõdetavad tulemused, sihtgrupid, peamised sõnumid, sobivad kommunikatsioonikanalid, ajakava ning vastutused ja ressursid. Lisaks võidakse määrata eelarve, kriisijuhtimise juhised ning kvaliteedi- ja eetikaalased põhimõtted, nagu andmekaitse ja autoriõigused.

Protsess plaani koostamisel hõlmab vajaduste analüüsi, sihtrühmade määratlemist, sõnumite lihvimist, kanalite valikut ning ajakava koostamist. Oluline on kaasata osapooli ning tagada heakskiiduprotsess ehk kontrollpunktid enne kommunikatsiooni jagamist. Kriisivalmidus ja riskihindamine kuuluvad samuti plaani, et reaktiivne ja ennetav suhtlus saaks toimuda.

Kanalid võivad sisaldada pressiteateid, sotsiaalmeediat, sisekommunikatsiooni, veebisaiti, sisepõhiseid uudiskirju ja korraldatud üritusi. Eesmärgiga tagada piisav ulatus, kaasatus ja arusaamine ning vältida valeinformatsiooni levikut.

Seire ja hindamine on plaani lõpposa, kus mõõdetakse reach’i, kaasatust, arusaamist ja käitumise muutumist ning tehakse vajadusel korrigeerivaid toiminguid. Kommunikatsiooniplaani kasutatakse laialdaselt projektijuhtimises, organisatsioonilises muutuste juhtimises ning avalikus suhtluses.