kommunikasjonsplanen

Kommunikasjonsplanen er et dokument eller en prosess som beskriver hvordan informasjon skal formidles til interessenter i et prosjekt, program eller i en organisasjon. Den har som mål å sikre konsekvent, målrettet og tilpasset kommunikasjon, støtte beslutninger og redusere risiko for misforståelser. Planen kartlegger hvem som trenger informasjon (målgrupper), hvilke budskap som skal formidles, hvilke kanaler som skal brukes, og når budskapene skal lanseres.

Et typisk innhold omfatter målgrupper og deres informasjonsbehov, hovedbudskap og tonalitet, valg av kanaler (for eksempel møter, e-post, intranett, pressemeldinger, sosiale medier), tidsplan og frekvens, ansvarlige personer, budsjett, godkjenninger og kvalitetskrav, samt oppfølging og evalueringskriterier. Krisekommunikasjon og beredskap bør også beskrives, slik at planlagte tiltak kan tilpasses ved utvikling av situasjonen. Planen er ofte et levende dokument som oppdateres etter behov i takt med prosjektets behov og eksterne forhold.

Prosessen med å utvikle kommunikasjonsplanen innefatter vanligvis analyse av kontekst og interessenter, målsetting, utforming av budskap, kanalvalg, utarbeidelse av tidslinje og ansvarsfordeling, gjennomføring og løpende evaluering. Planen ligger ofte til grunn for annen styringsdokumentasjon, som kommunikasjonsstrategi, prosjektplan og risikostyring.

Bruksområde: Den brukes i både offentlig og privat sektor, i offentlig saksbehandling, større prosjektorganisering og endringsarbeid. En vellykket kommunikasjonsplan bidrar til å øke åpenhet, forbedre informasjonsflyt og styrke tillit hos relevante interessenter.