käsittelykokoelmat

Käsittelykokoelmat ovat arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa määriteltyjä aineistokokonaisuuksia, joiden sisältö, rakenne ja käyttökelpoisuus parannellaan systemaattisesti ennen niiden julkista saatavuutta. Käsittelyllä pyritään tekemään kokoelmista löydettäviä, ymmärrettäviä ja pitkäikäisesti säilytettäviä sekä suojamaan tutkijoiden ja muiden käyttäjien oikeudet.

Prosessikattaa fyysiset ja digitaaliset aineistot sekä niiden yhdistämisen kokonaisiksi kokonaisuuksiksi, kuten fondsseiksi, kokoelma- ja tredikseiksi. Tavanomaisia vaiheita ovat vastaanotto ja omistusoikeuksien sekä vastuun varmistaminen, aineiston kartoitus ja priorisointi, järjestäminen ja kuvailu sekä luettelointi ja metadatointi. Kuvailussa hyödynnetään yleisiä arkistokuvailun standardeja sekä organisaation omia kuvailukäytäntöjä; tunnettuja viitekehyksiä ovat ISAD(G) ja ISAAR(CPF) sekä digitaalisten aineistojen kuvaus huomioiden Dublin Core- tai paikalliset standardit.

Käsittelyyn kuuluu myös säilyvyyden turvaaminen: sovelletaan konservointia, oikeaoppista säilytystapaa, olosuhdepäivityksiä ja kierronhallintaa. Digitaalisten aineistojen osalta keskeisiä toimenpiteitä ovat skannaus tai siirto, tiedostomuotojen varmentaminen sekä pitkäaikaisen säilyttämisen (digital preservation) suunnittelu ja toteutus.

Käyttö ja pääsy sekä eettiset ja oikeudelliset kysymykset ovat osa käsittelyä. Tavoitteena on sekä suojella aineistoa että mahdollistaa sen löydettävyys, tutkimus- ja kulttuuriperinnön hyödyntäminen sekä vastine oikeuksien ja yksityisyyden vaatimuksiin.