hankintatilanteessa

Hankintatilanteessa tarkoitetaan tilaa, jossa toimija tarvitsee tavaroita, palveluita tai rakennusurakoita ja ryhtyy hankkimaan niitä. Hankintatilanteet voivat liittyä sekä julkisiin että yksityisiin hankintoihin, mutta julkiset hankinnat ovat yleensä tarkemmin säänneltyjä. Hankintatapojen, läpinäkyvyyden ja kilpailun periaatteet voivat koskea koko prosessia lain mukaan.

Keskeisiä vaiheita hankintatilanteessa ovat tarveanalyysi ja vaatimusten määrittäminen: selvitetään, mitä tarkalleen ostetaan, millaisia teknisiä ja laadullisia kriteerejä asetetaan ja mikä on aikataulu sekä budjetti. Tämän jälkeen suoritetaan markkinatutkimus ja valitaan soveltuva hankintamenettely: kilpailullinen menettely (avoin, rajoitettu, neuvottelumenettely tai kilpailullinen vuoropuhelu) tai poikkeustapauksissa suorahankinta. Pyydetyt tarjoukset toimitetaan ja ne arvioidaan ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella, jonka jälkeen tehdään sopimus voittoa tavoittelevan tai palvelun toimittajan kanssa.

Sopimuksen hallinta ja seuranta ovat osa hankintatilannetta sekä sovittujen palveluiden tai tuotteiden toimittamista, laatua ja aikataulua koskevien velvoitteiden valvontaa. Hankintatilanteessa kiinnitetään erityistä huomiota oikeudenmukaisuuteen, syrjimättömyyteen, läpinäkyvyyteen sekä dokumentointiin, jotta päätökset sekä käytännöt ovat perusteltavissa sekä mahdollisten valitusten varalta.

Hankintatilanteen onnistuminen näkyy kustannustehokkuutena, laadukkaana suorituskykynä sekä riskien hallintana koko hankintaprosessin elinkaaren ajan.