hankintadokumentaatiosta

Hankintadokumentaatio viittaa kokonaisuuteen asiakirjoja, jotka liittyvät tavaroiden, palveluiden tai urakoiden hankintaprosessiin. Tämä dokumentaatio on olennainen osa julkisia ja yksityisiä hankintoja, varmistaen läpinäkyvyyden, oikeudenmukaisuuden ja tehokkuuden koko prosessin ajan.

Yleensä hankintadokumentaatio alkaa tarjouspyynnöllä tai hankintailmoituksella, jossa kuvataan tarkasti hankinnan kohde, vaatimukset, laajuus ja sopimusehdot. Tämän jälkeen toimittajat esittävät tarjouksensa, jotka muodostavat osan hankintadokumentaatiota. Tarjousten arviointikriteerit määritellään etukäteen ja nekin sisältyvät dokumentaatioon.

Hankintaprosessin aikana syntyvä kirjeenvaihto, mahdolliset lisätiedot, kysymykset ja vastaukset sekä kokouspöytäkirjat ovat myös osa hankintadokumentaatiota. Valitun toimittajan kanssa tehtävä sopimus ja sen liitteet ovat prosessin lopputuloksen dokumentointia.

Hyvin laadittu hankintadokumentaatio auttaa hankintayksikköä tekemään perusteltuja päätöksiä, ehkäisee epäselvyyksiä ja riitatilanteita sekä mahdollistaa jälkikäteen tapahtuvaa tarkastusta ja seurantaa. Se tukee myös hankintalainsäädännön ja hyvien hallintotapojen noudattamista. Hankintadokumentaation säilyttäminen on tärkeää sekä hankintayksikön että toimittajien näkökulmasta.