hallintoprosessointia

Hallintoprosessointi tarkoittaa organisaation tai julkisyhteisön hallinnollisten tehtävien ja palveluiden hoitamiseen liittyvää tiedon käsittelyä sekä näihin tehtäviin kohdistuvien toimien suunnittelua, toteuttamista ja seurantaa. Siihen kuuluu tiedon kerääminen ja tallentaminen, asiakirjojen hallinta, päätösten valmistelu ja toimeenpano sekä asiakkaiden tai asukkaiden palvelujen tarjoaminen. Hallintoprosessointi muodostaa yleensä kokonaisuuden, jossa rekisterit, viranomaiskirjeet, sähköinen asiointi ja tilastointitiedot kytkeytyvät toisiinsa.

Oikeudellinen kehys hallintoprosessoinnissa koostuu sekä yleisistä tietosuoja- ja hallintolainsäädännön periaatteista että erityisalojen säännöksistä. Kun kyse on henkilötietojen käsittelystä, sovelletaan sekä kansallista henkilötietolakia että EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (GDPR). Keskeisiä periaatteita ovat oikeusperuste, tarkoitussidonnaisuus, minimointi ja asianmukainen tietoturva sekä rekisteröidyn oikeudet. Lisäksi prosessien on noudatettava säilytys- ja poistoaikojen sekä läpinäkyvyyden vaatimuksia.

Hallintoprosessoinnin toteuttamista ohjaavat suunnittelu, dokumentointi, vastuu ja valvottavuus. Prosesseja arvioidaan ja kehitetään riskien hallinnan, laadunvarmistuksen sekä auditointien keinoin. Tietoturva ja tiedon laatu ovat keskeisiä sekä toiminnan luotettavuuden että kansalaisten luottamuksen takaamisessa.

Esimerkkejä hallintoprosessoinnista ovat verotus- ja sosiaaliturvapäätösten valmistelu sekä rekisterien ylläpito ja asiointikanavien hallinta. Lisäksi organisaatioiden sisäisessä hallinnossa, kuten henkilöstöhallinnossa ja palvelujen tuottamisessa, voidaan toteuttaa hallintoprosessointia.

Keskeisiä haasteita ovat oikeudenmukainen ja läpinäkyvä käsittely, yksityisyyden suojan tasapainottaminen, tietoturvan ylläpito sekä digitalisaation tuomat riskit, kuten tiedon väärinkäyttö ja järjestelmäviat. Näiden hallitsemiseksi tarvitaan selkeät käytännöt, valvontavälineet sekä säännölliset tarkastukset.