formålsdokumentasjon

Formålsdokumentasjon er en systematisk beskrivelse av hva en organisasjon, prosjekt eller tiltak har som mål, og hvordan planlagte aktiviteter skal bidra til dette målet. Formålet er å gjøre hensikten tydelig for ledelse, styre, ansatte, frivillige og eksterne interessenter, og å legge et grunnlag for styring, budsjettering og evaluering.

En typisk formålsdokumentasjon inneholder: formål eller misjon, hovedmål og delmål, målgruppe og geografisk virkeområde, planlagte aktiviteter og leveranser, forventede resultater og relevante indikatorer, tildeling av ansvar og ressursbehov, finansieringsgrunnlag, samt rammer for evaluering, rapportering og samsvar med lover og retningslinjer. Dokumentet bør også beskrive risiko og tiltak, tidsplan og endringsrutiner samt hvordan effektene vil måles og dokumenteres.

Den brukes i søknader om offentlig støtte, tilsyn, gjerne i stiftelser, ideelle organisasjoner, kommunale eller statlige tiltak og større prosjekter hvor tydelig formål er nødvendig for å vurdere legitimitet, prioriteringer og avkastning.

Utforming skjer ofte i samarbeid mellom ledelse, styre og eventuelle programledere eller prosjektledere, med formell godkjenning av styret og regelmessig revisjon. Det bør være versjonskontroll og tilgjengelighet for relevante parter.

Formålsdokumentasjonen står i forhold til, og kan supplere, andre styringsdokumenter som vedtekter, strategiplaner, prosjektbeskrivelser og budsjetter. En vel utformet dokumentasjon bidrar til bedre beslutninger, ansvarlighet og måloppnåelse, men krever tydelige indikatorer og periodisk oppdatering for å forbli relevant.