forespørsler

Forespørsel (flertall: forespørsler) er en forespørsel om informasjon, avklaring eller handling fra en annen part. Begrepet brukes i mange sammenhenger — både i daglig kommunikasjon og i formelle prosesser. En forespørsel kan være uformell, for eksempel en henvendelse til en kollega, eller formell, som en skriftlig forespørsel i en kjøps- eller anskaffelsesprosess.

I kjøp og anskaffelser er en forespørsel ofte et formelt dokument utstedt av en avsender til potensielle leverandører. Den kan være en forespørsel om tilbud eller om informasjon, og inneholder vanligvis formål, krav til spesifikasjoner, omfang av leveransen, nødvendige vedlegg og dokumentasjon, frister for å svare, samt instruksjoner for hvordan tilbud eller svar skal leveres. I offentlige anskaffelser er forespørselen et første steg i konkurranseprosessen og brukes til å kartlegge leverandørenes evne til å møte behovet.

Responsen fra leverandørene behandles etter fastsatte tildelingskriterier, og kan gi grunnlag for videre dialog, forhandlinger eller beslutning om kontrakt. Etterkant bør forespørselen oppbevares og håndteres i samsvar med personvern og offentlighetsregler der det er relevant. Best practices inkluderer tydelig språk, konkrete krav, realistiske tidsfrister og tilstrekkelig dokumentasjon slik at svarene blir sammenlignbare. Det er viktig å sikre åpenhet og rettferdig konkurranse, samt å beskytte konfidensiell informasjon.