doküman

Doküman, bilgi iletimi ve kayıt amacıyla oluşturulan, yazılı, görsel-işitsel ya da dijital biçimde depolanan her türlü materyaldir. Fiziksel evrak veya dijital dosya olarak bulunabilir; dijital dokümanlar genelde elektronik ortamlarda saklanır ve sürüm yönetimiyle izlenir. Dokümanlar karar alma süreçlerinde kanıt olarak kullanılır ve bir kuruluşun bilgi varlığını temsil eder.

Türleri ve biçimleri çeşitlidir: metin tabanlı dokümanlar (raporlar, sözleşmeler), sunumlar ve tablolar, multimedya içerikleri (ses, video) ile yapılandırılmış veriler (XML, JSON). Metadata ile tanımlandıklarında arama ve erişim kolaylaşır.

Yaşam döngüsü: oluşturma veya yakalama, düzenleme, saklama, erişim ve paylaşım, arşivleme ve imha adımlarını içerir. Etkili doküman yönetimi sürüm kontrolü, değişiklik geçmişi ve güvenlik politikaları gerektirir. Sınıflandırma ve etiketleme (taxonomy) arama verimliliğini artırır.

Standartlar ve yönetişim: ISO 15489 Information and documentation ve ISO 23081 metadata yönetimi standartları, doküman yönetimi ve kayıt yönetimini yönlendirir. Dublin Core gibi metadata setleri temel bilgileri sağlar. Kanunlar ve kurum politikaları saklama süreleri, erişim hakları ve kişisel verilerin korunmasını belirler.

Zorluklar ve kullanım: biçim uyuşmazlığı, uzun vadeli erişim ve dijital kalıcılık konuları sık karşılaşılan sorunlardır. Kamu kurumları, işletmeler ve araştırma kuruluşları için dokümanlar, raporlar, sözleşmeler ve proje belgeleri gibi temel bilgi kaynaklarıdır. İyi yönetilen dokümanlar güvenilirlik ve operasyonel verimlilik sağlar.