Dokümanlar

Dokümanlar, bilgi içeren yazılı, görsel veya dijital materyallerdir. Bireyler ve kurumlar tarafından ileti, kanıt, karar desteği sağlamak amacıyla üretilir, saklanır ve paylaşılır.

Tanım olarak dokümanlar fiziksel (kağıt üzerinde) ve elektronik (dosya biçimlerinde) olmak üzere iki ana kategoriye ayrılır. Elektronik dokümanlar genellikle dijital dosyalar, e-postalar, veritabanı kayıtları ve multimedya dosyalarını kapsar.

Dokümanlar farklı biçimler alır; metin belgeleri (docx, pdf), tablolar (xlsx), sunumlar (pptx), resim ve videolar gibi çok biçimli içerikler bu kapsama girer. Etiketleme ve metadata ile dokümanların keşfi kolaylaştırılır.

Doküman yönetimi, dokümanların üretimden imhaya kadar tüm yaşam döngüsünü kapsayan disiplinler arası bir süreçtir. Oluşturma, yakalama, sınıflandırma, sürüm kontrolü, güvenli depolama, yetkilendirme, arama ve erişim, arşivleme ile imha aşamalarını içerir.

Uygulamada, güvenlik, gizlilik ve uyum konuları ön planda yer alır. Erişim hakları, sürüm geçmişi, veri bütünlüğü ve saklama süreleri politikalarla tanımlanır. Dijital dokümanlar için yedekleme, kırılganlık yönetimi ve güvenlik önlemleri gereklidir.

Birçok ülkede kamu ve özel sektörde kayıt yönetimi standartları uygulanır; ISO 15489 ve benzeri yönergeler dokümanların sınıflandırılması, arşivlenmesi ve imhası için temel kavramlar sunar. Verilerin hızlı, güvenilir ve uyumlu biçimde yönetilmesi amacıyla doküman yönetim sistemleri (DMS) kullanılır.