dokumentvurdering

Dokumentvurdering er den systematiske vurderingen av dokumenters bevaringsverdi, informasjonsverdi og rettslig relevans med sikte på beslutninger om bevaring, klassifisering eller destruksjon. Hensikten er å sikre riktig håndtering av eksisterende dokumenter i arkiver, offentlige virksomheter og privat sektor.

Prosessen finner sted i ulike faser: identifikasjon og innsamling av relevante dokumenter, vurdering av behov for bevaring versus avhending, og beslutning om arkivering, destruksjon eller viderebearbeiding. Dokumentvurdering skjer ofte i sammenheng med arkivplaner og informasjonsforvaltning.

Vurderingskriteriene inkluderer bevisverdi og informasjonsverdi, autentisitet og integritet, kontekst og sammenheng, samt juridiske og personvernhensyn. Det tas også hensyn til kostnader, tilgjengelighet og gjenbrukspotensial for fremtidig forskning eller rettslig bruk.

Metoder og rammeverk omfatter bruk av standarder, kjente kriterieverk og arkivkunnskap. Internasjonale og nasjonale rammeverk som viser arkivklassifisering, metadata og bevaringsperioder gir en systematisk tilnærming til vurderingen.

Anvendelsesområder inkluderer arkivforvaltning, offentlig sektor, rettsvesen og forskningsdata. En robust dokumentvurdering bidrar til bedre informasjonsforvaltning, samsvar med lover og regler, og lettere tilgang til pålitelig historisk materiale.

Et eksempel: et kontraktsdokument som er tidsbegrenset for forretningsforhold, vurderes for bevaring hvis det har rettslig betydning eller betydelig administrativ verdi; ellers kan det destrueres etter fastsatte prosedyrer.

Kritisk for kvaliteten er dokumentasjonsgrunnlag, beslutningsdokumentasjon og åpenhet i kriterier. Beslutninger i vurderingen påvirker senere forskning, rettsbruk og sivile rettigheter ved at arkiverte materialer blir tilgjengelige og pålitelige.