dokumentasjonsarbeid

Dokumentasjonsarbeid er systematisk produksjon, innsamling, strukturering, vedlikehold og tilgjengeliggjøring av dokumenter og poster som støtter virksomhet, styrer risiko og sikrer sporbarhet og etterlevelse av krav fra myndigheter og kunder. Arbeidet omfatter både skriftlig og elektronisk materiale og dekker dokumentasjon av prosesser, beslutninger, produkter og tjenester.

Typiske produkter inkluderer teknisk dokumentasjon, brukermanualer, prosedyrhåndbøker, policy- og prosedyredokumenter, møteprotokoller, rapporter og arkivdokumentasjon. Dokumentasjonsarbeid fokuserer også på metadata, klassifisering og struktur, slik at innhold enkelt kan søkes opp og gjenbrukes.

Prosessen følger en dokumentasjonslivssyklus: planlegging og behovsanalyse, innsamling og skapelse, strukturering og standardisering, kvalitetskontroll og godkjenning, publisering og formidling, deretter vedlikehold, versjonskontroll og arkivering eller utfasning.

Roller og kompetanseområder: teknisk forfatter, dokumentasjonskonsulent, informasjonsarkitekt, arkivar, innholdsforvalter og saksbehandler. God forståelse av fagfeltet, målgruppens behov og krav til tilgjengelighet og sikkerhet er sentralt.

Standarder og rammeverk som ofte brukes inkluderer ISO 15489 for records management, metadata- og arkiveringsprinsipper, samt interne retningslinjer for kvalitetssikring og revisjon av dokumentasjon. God praksis legger vekt på konsistens, klarhet, korrekthet og sporbarhet.

Verktøy og teknikker omfatter dokumentstyringssystemer (DMS), innholdsstyringssystemer (CMS), wikis, maler, versjonskontroll og søkefunksjoner som støtter rask tilgang og gjenbruk av dokumentasjon. Flerspråklighet og tilgjengelighet er også viktige vurderinger.

Betydning varierer mellom IT, engineering, helsetjenester og offentlig sektor, men felles mål er kvalitet, samsvar og effektivitet i arbeidsprosesser. Utfordringer inkluderer informasjonsoverflod, foreldet innhold, kompleksitet i tilgangsrettigheter og behov for kontinuerlig oppdatering.