dokumendiarhiveerimise

Dokumendiarhiveerimine ehk dokumendiarhiivi loomine ja haldamine on organisatsiooni dokumentide elutsükliga seotud protsess, mille eesmärk on tagada dokumentide pikaajaline säilitamine, kättesaadavus ja õigeaegne kustutamine vastavalt seaduslikele, äri- ja operatiivsetele vajadustele. See hõlmab nii füüsiliste failide kui ka digitaalsete dokumentide juhtimist.

Protsess hõlmab dokumentide loomist ja salvestamist, klassifitseerimist ja metadatastamist, juurdepääsu kontrolli, säilitusskeemide koostamist ning kustutamist. Digitaalses arhiivis keskendutakse pikaajalisele säilitatavusele, vormi migreerimisele ja vajadusel emuleerimisele, et tagada ligipääsetavus ka vanemate platvormide ajal.

Tähtsad osad on metadata, taasesitatavuse tagamine, varundamine ning turvalisus. Arhiveerimine nõuab kontekstipõhise metadata halduse ning säilitustavade järgimist, nagu standardiseeritud kirjeldused (nt Dublin Core või MARC) ning organisatsiooni retentsiooniskeeme, mis määravad, kui kaua dokumente hoitakse ja millal need kustutatakse.

Õiguslik raamistik hõlmab seadusandlust ning eeskirju riigi ja kohalike omavalitsuste jaoks, näiteks arhiiviseadust ning andmekaitse põhimõtteid. Eestis avalike andmete arhiivimise nõuete täitmine on oluline osa haldus- ja informatsioonihalduse korraldusest.

Eelised hõlmavad suuremat vastutust, paremat otsinguvõimalust, riskide vähendamist ning teadmiste säilitamist. Peamised väljakutsed on digitaalsete failiformaatide vananemine, metadatataseme kvaliteedi tagamine, kulud, juurdepääsukontrollid ja nõuetekohane privaatsuse kaitse. Praktikad hõlmavad selge arhiveerimis- ja säilituspoliitika koostamist, rollide ja vastutuste määramist, standardiseeritud metadata kasutamist, retentsiooniskeemide rakendamist ning sobiva arhiivihaldustarkvara või digitaalsete arhiivide süsteemide kasutamist.