arkistoyksikön

Arkistoyksikkö on arkistotieteessä pienin hallinnollinen ja kuvauskelpoinen kokonaisuus, jota voidaan erikseen tunnistaa ja kuvata. Se vastaa usein yksittäistä kansiota, asiakirjapinoa tai muuta koottua materiaalin osaa, jonka sisältö ja konteksti muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden.

Arkistoyksikön kuvaus sisältää keskeiset tiedot, kuten otsikon, aikahaarukan, laajuuden (esim. sivujen määrä tai tilavuus), alkuperän (provenienssi), sisällön ja mahdolliset kielivalinnat. Lisäksi merkityksellisiä ovat käyttörajoitteet, kunto sekä mahdolliset digitaaliset tai fyysiset muodot. Kuvaukessa voidaan huomioida yleisiä luokituksia, hakutekijöitä sekä viitteet yhteensopivuuteen muiden yksiköiden kanssa.

Suhteet ja rakenne: Arkistoyksiköt ovat osa suurempaa kokonaisuutta, kuten arkistofondia tai arkistokerrosta, ja ne jaotellaan usein sarjoihin (serioihin) säilytys- ja kuvaamistarkoituksessa. Ne muodostavat kuvauskehikon, jonka avulla säilytysperiaatteet, provenance ja temaattinen yhteys voidaan säilyttää sekä auttaa käyttäjiä löytämään ja ymmärtämään kokoelmien sisällön.

Käyttö: Arkistoyksikön kuvaus ja organisointi ovat keskeisiä sekä arkkiston hallinnoinnissa että käytössä. Ne mahdollistavat tehokkaan hakemisen, käyttöoikeuksien hallinnan sekä historiallisten yhteyksien rekonstruoinnin. Kansainväliset standardit, kuten ISAAR(CPF) ja EAD, ohjaavat arkistoyksiköiden kuvauksia ja tiedon tallentamista tietojärjestelmiin, erityisesti digitaalisten kuvausten yhteydessä.