arkistotietoja

Arkistotietoja ovat kuvailevaa ja hallintaan tarkoitettua metadataa, jota arkistot tallentavat kokoelmiensa hallinnoimiseksi. Ne kuvaavat aineiston sisältöä, alkuperää ja rakennetta sekä tarjoavat tiedot käytettävyydestä. Arkistotietojen tarkoituksena on helpottaa tutkimusta, säilyttämistä ja käyttöä sekä tukea päätöksentekoa kokoelman hallinnassa.

Keskeisiä sisältöalueita ovat sisällön kuvaus, provenance eli alkuperä (mitkä tahot ovat luoneet tai aikaisemmin hallinnoineet aineistoa), aikakaudet ja laajuus, formaatit, kieli sekä kokoelman rakenne (kokoelma, sarja, yksikkö). Lisäksi arkistotiedot sisältävät löytö- ja viittaustaidot, aiheet, luettelointitunnisteet sekä mahdolliset liitteet. Tärkeää ovat myös pääsyä ja käyttöä koskevat rajoitteet, oikeudet sekä jäljentämisen ohjeet ja mahdolliset säilytys- ja digitaalisen säilyttämisen ohjeet.

Standardeissa käytetään kansainvälisiä kuvauksen standardeja, kuten ISAD(G), sekä kuvailuun liittyviä tuotteita kuten EAD. Tietoja voidaan siirtää ja jakaa esimerkiksi Dublin Core- tai METS- ja PREMIS-ympäristöissä. Arkistotiedot tallennetaan arkistointijärjestelmiin ja esitetään käyttäjille löytämisvälineissä, kuten finding aid -toteutuksissa sekä hakutoiminnoissa; Finna toimii yleisenä hakupalveluna suomalaisille arkistoille.

Suomessa arkistotiedot ovat julkisesti saatavilla lainsäädännön puitteissa, mutta osa aineistosta voi olla rajoitettua henkilötietojen ja muiden salassapitovelvoitteiden vuoksi. Kansallisarkisto sekä paikalliset arkistot ylläpitävät arkistotietojen kuvausta ja tarjoavat pääsyn kohteisiin sekä digitaalisina että fyysisinä kopioina. Finna kokoaa suomalaiset arkistokuvaukset yhteen, edistäen löydettävyyttä ja saavutettavuutta.