arkistotiedot

Arkistotiedot ovat arkistolaitoksissa käytettyjen aineistotyyppien kuvaamiseen, hallintaan ja pitkäaikaiseen säilytykseen tarkoitettu metadataa ja siihen liittyvää informaatioita. Niiden tehtävänä on tallentaa materiaalin alkuperäinen konteksti, sisältö, tila ja käyttöehdot sekä mahdollistaa materiaalin löytämisen, todentamisen ja asianmukaisen käytön.

Yleisiä osa-alueita arkistotiedoissa ovat provenance (sijoitus ja alkuperäinen hallinnointipolku), fonds- ja sarjatasot sekä yksittäiset yksiköt. Deskriptiivinen kuvaus sisältää otsikon, aikaleiman tai talteen otetun ajan, laatijan nimen, määrän tai mitat, kielen ja formaatin sekä sisällön kuvauksen. Lisätietoja voivat olla biografis-historiallinen huomautus, käyttöehdot, luovuttamistiedot sekä viittaukset related materials -yhteyksistä. Lisäksi arkistotiedot huomioivat säilyvyyden, eheys- ja kontekstisäilytyksen vaatimukset.

Standardit ja muoto ovat merkittäviä osia arkistotietojen yhtenäisyydelle. ISAD(G) -standardi tarjoaa yleisen kehyksen arkistolähteiden kuvaamiseen, ja Encoded Archival Description (EAD) sekä Dublin Core ja MARC tukevat digitaalista ja monimutkaista kuvailua. Digitaalisten aineistojen osalta voidaan käyttää säilytys- ja esitystietoa kuvaavia muotoja kuten METS ja PREMIS.

Käyttö ja hallinto korostavat tiedon saatavuutta sekä tutkimuksellista ja kulttuuriperinnön näkökulmaa, mutta huomioidaan tietosuoja-, oikeudet- ja sulkutilanteet. Arkistotiedot muodostavat arkistojen toiminnan perustan, mahdollistavat löydettävyyden ja kontekstin säilymisen sekä aineiston pitkäaikaisen käytön.