arkistosektorin

Arkistosektorin käsite viittaa organisaation tai julkishallinnon kokonaisuuteen, joka vastaa asiakirja- ja arkistokannan hallinnasta sekä pitkäaikaissäilytyksen käytännöistä. Sektori kattaa sekä analogisten että digitaalisena syntyneiden aineistojen hallinnan, varmistaa arkistojen saavutettavuuden ja käytettävyyden sekä noudattaa lakien, politiikkojen ja eettisten ohjeiden vaatimuksia.

Toiminnot muodostuvat arkistoinnin päätösten tekemisestä, luokittelusta ja metatietojen hallinnasta, vastaanotosta, säilytyksestä sekä luovutuksesta. Digitaaliseen pitkäaikaissäilytykseen sisältyy formaattien hallinta, eheystarkastukset, varmistus ja siirtoprosessit uusiin järjestelmiin sekä digitointitoimenpiteet.

Hallinnointi perustuu lainsäädäntöön, julkisuusperiaatteisiin ja tietosuojapainotteisiin sekä organisaation omiin politiikkoihin. Tavoitteena on tasapainottaa julkinen tiedonsaantioikeus, yksityisyyden suoja ja tiedon turvallisuus sekä varmistaa säilytettävien aineistojen käyttökelpoisuus pitkällä aikavälillä.

Käytännön toteutuksessa noudatetaan kansainvälisiä ja kansallisia standardeja, kuten OAIS-mallia pitkäaikaissäilytyksen viitekehyksenä, PREMIS-tietosisällön ylläpitämiseksi sekä METS/MODS-metatiedostoriippuvuuksien hallitsemiseksi. Lisäksi sovelletaan ISO 15489 - arkistointia ja hallintaa koskevia standardeja.

Haasteisiin kuuluvat kasvavat digitaalisen aineiston määrät, monimutkaiset oikeudet ja yksityisyyden suojan vaatimukset, teknologian nopea vanhentuminen sekä tarve kehittää turvallisia, yhteentoimivia ja kestävää ylläpitoa tukevia ratkaisuja. Kansallisella tasolla arkistosektorin toiminta näkyy Kansallisarkiston sekä paikallisten arkistopalvelujen kautta.