arkistointimuodot

Arkistointimuodot tarkoittavat keinoja, joiden avulla organisaation hallussa olevat asiakirjat ja muu aineisto tallennetaan, järjestellään ja säilytetään sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä. Ne kattavat sekä fyysiset että digitaalisen arkistoinnin muodot sekä niihin liittyvät hallinta- ja suojatoimenpiteet.

Fyysinen arkistointi käsittää paperiasiakirjat, kartat ja muu alkuperäinen aineisto, joita säilytetään tarkoitukseen soveltuvissa tiloissa. Menetelminä käytetään arkisto- laatikoita, kartongeja, hyllyjä ja ympäristönvalvontaa, jotta alkuperäiset tiedot säilyvät ja mikrokajahtuot voidaan estää.

Digitaalinen arkistointi tarkoittaa tiedostopohjaista ja digitaalista rekisteröintiä sekä digitaalisten arkistokanavien, kuten arkistointijärjestelmien ja repositorioiden, käyttöä. Keskeistä ovat metadatat, tiedostomuotojen pitkän aikavälin säilyvyys, eheys, varmuuskopiot sekä käyttöoikeuksien hallinta.

Arkistointimuotoihin liittyy keskeisiä periaatteita: aitous (authenticity), eheys (integrity), saavutettavuus sekä oikea-aikainen pääsy tietoihin. Tiedon elinkaarta ohjataan versioinnin, migraation ja määritysten avulla, jotta oikea tieto on saatavilla ja säilyvät todennettavassa muodossa.

Organisaatioissa käytetään arkistointisuunnitelmia ja -luokituksia, kuten tiedostopolkujen ja arkistoluokitusten määrittelyä, sekä kattavia hallintamalleja. Tiedonhallinnassa korostuvat sekä deskriptiiviset, rakennetta koskevat että hallinnolliset metatiedot.

ISO 15489, OAIS-malli ja PREMIS- sekä METS-standardeja sovelletaan kansainvälisesti eri sektoreilla. Käytännössä arkistointimuodot vaikuttavat oikeudelliseen varmuuteen, tiedonhakukyvykkyyteen ja kustannustehokkuuteen sekä tietoturvaan ja riskien hallintaan.