arkistointikäytäntöjä

Arkistointikäytännöt ovat organisaation systemaattisia menettelyjä ja prosesseja, joiden tarkoituksena on säilyttää, hallita ja antaa pääsyä ajantasaiselle sekä arkistoitavalle aineistolle pitkällä aikavälillä. Keskeisiä tavoitteita ovat tiedon eheys, aitous, saavutettavuus sekä lainmukainen säilyttäminen ja tuhoaminen.

Keskeiset osa-alueet arkistointikäytännöissä ovat säilytyssuunnitelmat ja -aikataulut, aineiston luokittelu sekä metatiedot, pääsynhallinta ja tietoturva, sekä pitkäaikaissäilytys ja tiedon säilyvyyden varmistaminen. Digitaalisen arkistoinnin yhteydessä kiinnitetään huomiota tiedostomuotoihin, migraatioon tai emulointiin, bittitason varmuuteen ja tarkistusmenetelmiin (fixity). Hyvä käytäntö sisältää myös säilytys- ja tuhoamiskäytännöt sekä säännöllisen laadunvarmistuksen.

Standardit ja ohjeistukset tukevat käytäntöjen yhdenmukaisuutta. Esimerkkejä ovat OAIS-viitekehys, PREMIS-tallennusmetatiedot, METS-wrapper sekä ISO 15489 -arkistointihenkilöstön ja -asioiden hallinnan standardit. Näiden avulla organisaatio voi kuvata, miten aineistoa säilytetään, suojataan ja tuotetaan tarvittaessa uudelleen.

Lainsäädäntö ja politiikat vaikuttavat arkistointikäytäntöihin; niihin kuuluvat tietosuoja-, julkisuus- ja arkistolainsäädäntö sekä organisaation omat tietojenhallinnan säännöt. Roolit jakautuvat arkistoijien, tietohallinnon sekä liiketoimintayksiköiden kesken, jolloin vastuut ja valvonta ovat selkeitä.

Haasteita ovat digitaalinen vanhentuminen, kustannukset, tietosuoja sekä tiedon aitouden ja saatavuuden turvaaminen. Hyvin suunnitellut arkistointikäytännöt tukevat läpinäkyvyyttä, oikeudellisten velvoitteiden noudattamista sekä organisaation osaamisen ja historiallisen muistamisen säilyttämistä.