arkistointiaineistot

Arkistointiaineistot ovat organisaation tai yksilön tuottamaa materiaalia, joka on valittu pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Ne tallennetaan, organisoidaan ja ylläpidetään siten, että ne säilyttävät aitoutensa ja voidaan antaa käyttöön tutkimusta, päätöksentekoa sekä kulttuuriperinnön tallentamista varten. Aineistot voivat olla sekä digitaalisia tiedostoja että paperiasiakirjoja, valokuvia, karttoja tai äänitteitä.

Aineistot voivat sisältää alkuperäisiä asiakirjoja, hallinnollisia ja toimistomateriaaleja, henkilökohtaista aineistoa, esim. kirjeenvaihtoa ja muistiinpanoja, sekä visuaalista ja audiovisuaalista materiaalia. Niihin liittyy usein metatietoja ja luettelointitietoja, jotka helpottavat löytämistä ja asianmukaista käytöstä. Arkistointiaineistot kerätään sekä yksittäisiltä henkilöhenkilöiltä että organisaatioilta, jolloin niiden alkuperäinen luo ja kronologinen järjestys huomioidaan.

Hoidon ja hallinnan prosessi sisältää vastaanoton, järjestämisen ja kuvailun sekä luokittelun prosessin periaatteiden mukaan. Keskeistä ovat säilytys- ja konservointitoimenpiteet sekä digitointi tarvittaessa. Aineistot voidaan julkaista tai tarjota pääsyä rajoittamalla, ja käyttöoikeuksista sekä yksityisyyden suojasta tulee huolehtia. Arvoa arvioidaan pitkän aikavälin säilyttämisen kannalta.

Arkistointiaineistojen hallinta nojaa periaatteisiin kuten provenance ja alkuperäisen järjestyksen säilyttäminen sekä kansainvälisiin standardeihin ISAD(G) ja ISAAR(CPF) sekä kansalliseen lainsäädäntöön. Näiden avulla kuvailu, luettelointi ja digitaalinen arkistointi toteutetaan yhdenmukaisesti, turvaten sekä tutkimuksen että kulttuuriperinnön saatavuuden.