Viranomaismuistioiden

Viranomaismuistioiden on termi, jolla tarkoitetaan viranomaisen tai viranomaisyksikön laatimaa sisäistä muistioita, jotka kokoonpantuja tausta-analyysejä, selvityksiä, vaihtoehtoja ja mahdollisia suosituksia. Niiden tarkoituksena on tukea päätöksentekoa, valmistelua sekä sisäistä kommunikointia ja varmistaa yhdenmukainen tiedonkulku viranomaisen sisällä.

Viranomaismuistioiden sisällöt voivat vaihdella suuresti: ne voivat sisältää taustatietoja, riskiarvioita, vaihtoehdoista tehtyjä analyyseja, vaikutusarviointeja sekä ehdotuksia hallinnon toimenpiteistä. Muistioita käytetään usein valmisteluvaiheissa ennen päätöksen tekemistä, mutta niitä voidaan laatia myös kaikille osapuolille suunnatuiksi yhteenvetoiksi tai ohjeiksi toimeenpanossa.

Julkisuus ja luottamuksellisuus ovat keskeisiä kysymyksiä. Suomen julkisuuslakien perusteella viranomaisten asiakirjat ovat yleensä julkisia, ellei erikseen säädetä tai pidä ne salassa. Viranomaismuistioiden julkisuus riippuu sisällöstä: henkilötiedot, liikesalaisuudet, turvallisuutta koskeva tieto tai muut lain suojaamat tiedot voivat estää julkisuuden. Puolueettomasti laaditut muistot voivat kuitenkin päätyä julkisen tiedon piiriin hakemuksen perusteella.

Ero muun muassa pöytäkirjaan on, että muistio toimii enemmän taustaselvityksenä ja suosituksena kuin virallinen todiste kokouksen kulusta. Pöytäkirja taas on kokouksen virallinen tallenne. Muistioiden käsittelyyn ja säilytykseen sovelletaan viranomaisten asiakirjoja koskevia säilytys- ja arkistointisääntöjä sekä mahdollisia luottamuksellisuussäädöksiä.