Viestintäpolitiikka

Viestintäpolitiikka on organisaation laaja-alainen ohjeistus sille, miten sen sisäistä ja ulkoista viestintää kehitetään, hallinnoidaan ja valvotaan. Politiikan tarkoituksena on tukea brändin ja organisaation maineen hallintaa, varmistaa tiedon oikeellisuus ja saatavuus sekä noudattaa lakien ja eettisten periaatteiden vaatimuksia.

Viestintäpolitiikan kattavuus kattaa yleensä sekä ulkoiset että sisäiset viestintäkanavat. Siihen voivat kuulua tiedotteet, verkkosivuston sisältö, sosiaalinen media, asiakirjojen hallinta, sisäinen viestintä sekä kriisiviestintä. Se määrittelee roolit ja vastuut, kuten kuka toimii tiedotusjohtajana, ketkä ovat hyväksyntäprosessien osapuolia ja millainen on viranomais- tai media-yhteydenpito.

Keskeiset sisällöt ovat periaatteet ja yleensä noudatettavat standardit (totuudenmukaisuus, kunnioitus, yhdenmukaisuus brändin kanssa, saavutettavuus), viestinnän kanavat, hyväksyntä- ja julkaisutavat sekä kriisiviestintävalmiudet. Tietosuoja- ja yksityisyydensuojavaatimukset sekä mahdolliset oikeudet, tekijänoikeudet ja arkistointi otetaan usein huomioon. Lisäksi politiikka ohjaa palautetta, seurantaa ja arviointia sekä koulutusta ja jatkuvaa parantamista.

Käytännössä viestintäpolitiikka on usein pakollinen tai suosittu dokumentti julkisella sektorilla ja monissa yksityisen sektorin organisaatioissa. Sen tarkoituksena on edistää läpinäkyvyyttä, johdonmukaisuutta ja luottamusta sekä minimoida viestintäriskejä kokonaisvaltaisesti. Politiikka on elävä asiakirja, jota päivitetään säännöllisesti organisaation tarpeiden ja ympäristön muutosten mukaan.