Verkkolaskut

Verkkolaskut ovat sähköisiä laskuja, jotka lähetetään ja vastaanotetaan sähköisesti rakenteistetussa muodossa siten, että ne voidaan suoraan lukea ja käsitellä kirjanpito- tai maksujärjestelmissä. Suomessa verkkolaskut ovat yleisesti käytössä yritysten, yhteisöjen ja julkisen sektorin välillä, ja ne helpottavat laskujen automaattista syöttöä, kiertoa ja arkistointia.

Yhteydenpito ja muodot. Verkkolaskut toimitetaan yleensä Finvoice- tai PEPPOL BIS XML -muodoissa. Finvoice on Suomen oma sähköisen laskutuksen standardi, joka soveltuu erityisesti kotimaisiin laskutustarpeisiin. Kansainvälisessä kaupankäynnissä ja julkisten hankintojen yhteydessä käytetään usein PEPPOL-verkkoa, joka mahdollistaa yhteentoimivuuden muiden EU-maiden kanssa. Laskun siirto tapahtuu laskutuksen palveluntarjoajan tai pankin välittäjän kautta, ja vastaanottajan järjestelmä tuo tiedot automaattisesti ERP- tai kirjanpitojärjestelmään.

Hyödyt ja käyttöönotto. Verkkolaskut lyhentävät maksuaikoja, vähentävät käsittelyvirheitä ja alentavat laskujen käsittelykustannuksia verrattuna paperi- tai sähköpostipohjaiseen prosessiin. Ne parantavat näkyvyyttä, helpottavat veron- ja kirjanpitokysymysten hallintaa sekä helpottavat arvonlisäverolainsäädännön noudattamista ja arkistointia. Julkinen sektori on ottanut verkkolaskutuksen laajemmin käyttöön, ja yhä useammat yksityiset toimijat omaksuvat järjestelmän kilpailukyvyn ja tehokkuuden vuoksi.

Tekninen ja toiminnallinen huomio. Verkkolaskujen käyttöönotto vaatii soveltuvia lasku- ja talousohjelmistoja sekä yhteensopivuutta intermediaries- tai liittymäpalvelujen kanssa. Laskujen tietosisällön on oltava yhdenmukainen, jotta automaattinen käsittely onnistuu, ja arkistointi sekä veroraportointi tulee toteuttaa lainsäädännön mukaisesti.