Valmisteluvaiheen

Valmisteluvaihe on projektin, ohjelman tai kehitysprosessin varhainen vaihe, jossa määritellään tarve, tavoitteet, laajuus sekä toteutuksen edellytykset. Sen tarkoituksena on luoda päätöksenteon tueksi tiedot ja dokumentit ennen varsinaista suunnittelua ja toteutusta. Valmistelussa kartoitetaan ongelman kuva, kohderyhmät, vaikuttavuus sekä alustava kustannusarvio ja aikataulu. Tärkeää on myös sidosryhmien tunnistaminen sekä riskien, vaikutusten ja riippuvuuksien arviointi.

Keskeiset toimet valmisteluvaiheessa ovat tarvekartoitus, sidosryhmäanalyysi, toteutettavuuden ja vaikuttavuuden arviointi, vaatimusten keruu ja priorisointi, riskien tunnistaminen sekä resurssi- ja budjetointien alustavat ratkaisut. Lisäksi laaditaan hallintorakenteet, vastuut sekä viestintä- ja hankintastrategia. Lainsäädännöllisten, eettisten ja ympäristövaikutusten kartoittaminen kuuluu usein valmisteluun, jotta myöhemmät vaiheet voivat noudattaa lain vaatimuksia ja yleisiä hyvän hallinnon periaatteita.

Tuloksena valmisteluvaiheesta syntyvät dokumentit voivat olla esiselvitysraportti, projektikortti, riskirekisteri sekä hankintasuunnitelma. Näiden avulla päätöksentekijät voivat arvioida projektin tai ohjelman toteutettavuutta, vaikuttavuutta ja kustannuksia sekä hyväksyä tai muuttaa suunnitelmia ennen suunnitteluvaiheen aloittamista.

Valmisteluvaiheen toimintatavat vaihtelevat maittain ja toimialoittain. Joissain menetelmissä filosofia keskittyy tiukasti analyysiin ja dokumentointiin, toisissa se on dynaamisempi ja osin iteratiivinen, johtavana askeleena seuraavaan suunnitteluun.