Ulkoistamista

Ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että yritys siirtää jonkin toiminnon, prosessin tai vastuun ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Tällöin ulkopuolinen kumppani hoitaa määritellyt tehtävät tai kokonaisuudet, usein tiettyjen palveluiden, kuten IT:n, henkilöstöhallinnon, logistiikan tai asiakaspalvelun.

Ulkoistaminen on ollut käytössä laajasti erityisesti tietotekniikan, toiminnallisten prosessien ja tuotannon aloilla. Siihen liittyy usein käsitteet BPO (business process outsourcing) ja ITO (information technology outsourcing). Eri muodossa voidaan puhua täysulkoistamisesta tai osittaisesta ulkoistamisesta sekä ulkoistamisen sisäisen ja ulkoisen kumppanin sekä nearshoring ja offshoring -toimintamalleista.

Prosessi: toiminto kartoitetaan, arvioidaan ja priorisoidaan ulkoistettavaksi; valitaan palveluntarjoaja ja laaditaan sopimus, joka sisältää palvelutasosopimuksen (SLA), hinnoittelun sekä viestintä- ja siirtoaikataulun. Keskeistä on siirrot, muutosjohtaminen, sekä jatkuva hallinnointi ja kumppanuuden kehittäminen.

Hyötyjä voivat olla kustannussäästöt, pääsyn erikoisosaamiseen, parempi skaalautuvuus sekä mahdollisuus keskittyä ydinliiketoimintaan. Riskejä puolestaan ovat kontrollin väheneminen, laatu- ja turvallisuusriskit, riippuvuus palveluntarjoajasta, data- ja lainsäädäntövaatimusten noudattaminen sekä siirto- ja vaihtuvuuskustannukset.

Suomessa ja EU:ssa ulkoistamista ohjaavat erityisesti tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset sekä yleiset tietosuoja-asetus GDPR. Valinnoissa korostuvat kulttuurinen ja kielellinen yhteensopivuus, johtamisjärjestelyt sekä selkeät mittarit ja jatkuva seuranta.