Toimintaprosessi

Toimintaprosessi on organisaation määrittelemä, tavoitteellinen sarja toimenpiteitä, joiden yhteisvaikutus tuottaa tietyn tuotteen tai palvelun. Prosessin tarkoituksena on muuttaa syötteet lisäarvoksi ja toimittaa tulos asiakkaalle tai muulle sidosryhmälle. Toimintaprosessi on toistettavissa, mitattavissa ja hallittavissa, ja sen voi kuvata prosessikaavion, työohjeiden tai muun prosessinmallinnuksen avulla.

Keskeisiä komponentteja ovat tavoite, rajat, osallistuvat resurssit ja henkilöt, sekä vaiheittaiset aktiviteetit, syötteet ja tulokset. Prosessin sujumista tukevat tiedot, ohjeet, vastuut sekä mittarit, kuten läpimenoaika, kapasiteetti, laatuprosentti ja kustannukset. Hyvin määritelty toimintaedellyttää myös riskienhallintaa ja laadunvarmistusta.

Prosessin elinkaari sisältää suunnittelun, toteutuksen, seurantaan ja jatkuvan parantamisen (PDCA). Säädösten ja standardien noudattaminen, kuten ISO 9001 -laadunhallinta, voi tukea toimintaprosessin hallintaa. Prosessin tulisi olla dokumentoitu ja läpinäkyvä, jotta sitä voidaan vertailla ja kehittää.

Esimerkkejä toimintaprosesseista ovat tilaus- ja toimitusprosessi, palvelun toteutus asiakkaalle sekä rekrytointi. Prosessit kytkeytyvät toisiinsa: ne saavat syötteensä muilta prosesseilta ja tuottavat tuloksensa seuraaville, jolloin koko organisaation arvo syntyy.