Tilasysteemi

Tilasysteemi on järjestelmä, jonka tarkoituksena on organisoida, hallita ja optimoida tilan ja siihen liittyvien resurssien käyttöä organisaatiossa tai tilassa. Sitä voidaan soveltaa varastoissa, toimistoissa, kirjastoissa, datakeskuksissa sekä tapahtumapaikoilla, jotta tilankäyttö olisi sujuvampaa ja turvallisuus sekä ylläpito helpottuisivat. Tilasysteemin ydin on tilan kartoittaminen, luokittelu ja käyttötilojen sovittaminen tarpeiden mukaan, jolloin sijainteja voidaan varata, seurata ja muokata.

Keskeisiä komponentteja ovat tilan inventaario, vyöhykkeet ja merkinnät, käyttöä koskevat säännöt sekä varaus- tai aikataulutusjärjestelmä ja seuranta sekä analytiikka. Tietomalli rakentuu tilatasojen hierarkialle: sijainnit, vyöhykkeet, huoneet ja hyllyt, sekä niillä olevat varat, varaukset ja käyttöaste. Monet tilasysteemit tukevat integraatioita muihin järjestelmiin, kuten ERP-, CMMS- tai BIM-järjestelmiin, jolloin tieto liikkuu saumattomasti eri järjestelmien välillä.

Toimintaperiaate yhdistää manuaaliset prosessit ja teknologian: käyttöönotossa voidaan hyödyntää viivakoodien tai RFID-tunnisteiden lukemista, antureita ja IoT-laitteita tilan tilan seurantaan sekä ohjelmistoa suunnitteluun, aikataulutukseen ja raportointiin. Sovellusalueita ovat muun muassa varastot, toimistot, kirjastot, datakeskukset sekä tapahtumapaikat, ja tilasysteemin tavoitteena on parantaa tilan käytön tehokkuutta, alentaa etsimiseen ja käsittelyyn kuluvaa aikaa sekä helpottaa ylläpitoa ja säädösten noudattamista.

Haasteina ovat datan laatu, yksityisyyden ja turvallisuuden hallinta, muutosjohtaminen, järjestelmien yhteensopivuus sekä käyttöönoton kustannukset.