Tiedonmerkintä

Tiedonmerkintä tarkoittaa tiedon tai aineiston ominaisuuksien, sisällön ja käytön kuvaamista merkintöjen avulla. Se voi koostua metatiedoista, luokituksista, avainsanoista, varoituksista tai käyttöoikeustiedoista ja se voidaan tallentaa sekä manuaalisesti että automaattisesti. Tiedonmerkinnöillä parannetaan tiedon löydettävyyttä, hallittavuutta sekä laadun ja turvallisuuden hallintaa.

Käyttökohteita ovat kirjasto- ja arkistotyö, tietovarastointi sekä tutkimus- ja ohjelmistokehittäminen, joissa tiedot kartoitetaan ja täydennetään lisätiedon avulla. Tyypillisiä tiedonmerkintöjä ovat alkuperä, luokitus, säilyvyys- ja arkistointivaatimukset sekä käyttöoikeudet. Metatiedot voivat noudattaa kansainvälisiä standardeja kuten Dublin Core, METS tai organisaation omia kenttiä.

Prosessi voi sisältää suunnittelun, määrittelyn, standardoinnin ja ylläpidon sekä versioinnin ja auditoinnin osana data governancea. Tiedonmerkinnät elinkaarta ylläpidetään ja tarkistetaan säännöllisesti, jotta ne pysyvät ajantasaisina ja käyttökelpoisina.

Haasteita ovat yhdenmukaisuus, terminologian epäyhtenäisyys sekä tietosuoja- ja yksityisyydensuojavaatimukset. Edut ovat parempi tiedonhaku, parempi hallinta ja valvonta sekä läpinäkyvyys tiedon alkuperästä, laadusta ja käytöstä. Tiedonmerkintä nähdään keskeisenä osana tietohallintoa, tietojen hallittua jakamista ja vaikuttavaa tiedonhallintaa organisaatioissa.

---