Tallennusprosesseissa

Tallennusprosesseissa viitataan toimenpiteiden kokonaisuuteen, jolla data tai digitaaliset tallenteet siirretään, tallennetaan ja valmistellaan myöhempää käyttöä varten. Prosessi kattaa sekä reaaliaikaisen tallennuksen että historian ja arkistoinnin. Se esiintyy tietojenkäsittelyn, median tuotannon ja tutkimuksen konteksteissa.

Keskeiset vaiheet ovat tiedon tallennuslähteen huomiointi, muotoilu ja koodaus, pakkaus, mahdollinen salaus sekä kirjoitus tallennusvälineelle. Tiedot varustetaan metatiedoilla ja indeksoidaan, jotta ne ovat löydettävissä ja hallittavissa. Prosessin aikana määritellään myös tallennusvireet, varmuuskopiointi ja palautusmenetelmät sekä tarvittavat hallintakäytännöt.

Tallennusvälineet ja arkkitehtuurit vaihtelevat: paikallinen tallennus, hajautettu pilvipalvelu sekä hybridimallit. Tietojen käytettävyyden ja sääntelemisen takaamiseksi käytetään redundanssia, varmuuskopioita, versiointia ja luotettavia kirjoitus- ja palautusprosesseja. Metatietojen hallinta sekä tiedon yhteensopivuus uudemman teknologian kanssa ovat olennaisia.

Tiedon eheys ja turvallisuus ovat keskeisiä. Tarkastukset, virheentunnistus (esimerkiksi tarkistussummat) ja auditointijäljet auttavat havaitsemaan virheitä ja varmistamaan oikeudet tallennettuun aineistoon. Pääsyrajoitukset ja salaus voivat olla osa tallennusprosesseja erityisesti arkaluontoisten aineistojen kanssa.

Tietojen elinkaaren hallinta kattaa säilytysaikojen määrittämisen, säännökset ja säilyttämisvaatimukset sekä aineiston siirtämisen vanhentuessa tai teknologian muuttuessa. Tallennusprosesseja on säännöllisesti tarkennettava ja päivitettävä turvallisuuden ja kustannusten optimoimiseksi.