Säilytysrajoitukset

Säilytysrajoitukset ovat sääntöjä ja käytäntöjä, jotka määrittävät, kuinka kauan ja millä ehdoilla tavaroita tai tietoja saa säilyttää. Ne liittyvät sekä toiminnan taloudelliseen tehokkuuteen että oikeudellisiin, turvallisuus- ja yksityisyyden suojaa koskeviin vaatimuksiin. Rajoitukset koskevat usein sekä säilytysaikoja että säilytyspaikkoja ja -tapoja.

Tietojen säilytys on useimmiten tarkoituksenmukaisuus- ja lakivelvoitteiden alaista. Henkilötietoja tulisi säilyttää vain niihin tarkoituksiin, joihin ne kerättiin, ja vain niin kauan kuin tarkoitus tai laki edellyttää. Organisaatiot laativat säilytys- ja poistopolitiikkoja sekä käyttävät elinkaarenhallintaa. Vanhenemisen jälkeen tiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Fyysisessä varastoinnissa säilytystä säätelevät mm. turvallisuus, ympäristöolosuhteet sekä säädökset vaarallisten aineiden, helposti pilaantuvien tuotteiden ja arkistomateriaalien varastoinnista. Pääsy tiloihin rajoitetaan, ja säilytystilat merkitään sekä valvotaan. Vanhenemisen ja kierrätyksen suunnittelu on osa hallintaa.

Arkistointi ja viranomaissäädökset määrittävät säilytysajat, arkistoihin siirtämisen kriteerit sekä oikeat hävittämistavat. Tämä koskee sekä julkisia että yksityisiä toimijoita.

Parhaat käytännöt ovat luokitus, selkeät säilytysajat, säännölliset tarkastukset sekä vastuuhenkilöt. Automaattiset poistot ja turvallinen hävittäminen auttavat varmistamaan vaatimusten noudattamisen.